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Como diminuir a ansiedade gerada por emails (ainda) não respondidos

São várias as pesquisas científicas que indicam o nível de stress induzido, por exemplo, por uma caixa de entrada a transbordar de mensagens não lidas.

Como diminuir a ansiedade gerada por emails (ainda) não respondidos
Notícias ao Minuto

16:00 - 28/05/19 por Liliana Lopes Monteiro  

Lifestyle Stress no trabalho

Um estudo realizado pela think tank (centro de pesquisas) Future Work Centre revelou que receber avisos constantes da chegada de novos emails ao logo do dia ou verificar as mensagens de manhã e à noite são hábitos que criam níveis elevados de ansiedade.

Contudo, não há estatísticas ou análises sobre o quão ansiosas as pessoas ficam em não ter resposta para os seus emails, afirma a Associação Norte-Americana de Psicologia.

Falta de controlo

"O que leva a essa extrema ansiedade é a sensação de incerteza e de falta de controlo sobre o entorno", explica Julie McCarthy, professora de comportamento organizacional e planeamento de recursos humanos na Universidade de Toronto, no Canadá.

"Você não controla quando a pessoa lhe vai responder e, ao mesmo tempo, há um nível de incerteza a respeito do conteúdo dessa resposta", diz.

Além disso, ferramentas de mensagens instantâneas, como o WhatsApp ou o Messenger do Facebook condicionaram-nos a esperar respostas imediatas, ainda mais porque é possível ver se a outra pessoa leu o que enviamos.

Sem uma resposta instantânea, a ansiedade pode surgir repentinamente. "Com o email, as suas palavras são ‘enviadas’ para o mundo e ninguém sabe exatamente o que está a acontecer", reitera a especialista.

Não és tu, sou eu

E quanto tempo é normal esperar? Segundo um estudo conduzido por dois professores da Universidade de Haifa, em Israel, 50% das respostas por email são enviadas dentro de duas horas depois da primeira mensagem ser lançada.

Todavia, ainda assim é improvável que o destinatário de um email esteja simplesmente a ignorá-lo, apesar de ser difícil entender por que as pessoas não respondem.

"Elas podem estar ocupadas com o trabalho, podem estar a tentar desligar-se do escritório e aproveitar momentos de lazer ou - como é muito comum - simplesmente esquecem-se de responder", diz McCarthy.

Mesmo quando as pessoas estão atentas às suas caixas de entrada, muitas recebem uma quantidade tão grande de mensagens que é difícil ler e responder a todas.

Considere ter mais de uma conta

O escritor canadense Chris Bailey, autor de The Productivity Project (‘O projeto de produtividade’), afirma receber até 500 emails por dia, a maioria deles abordagens de empresas de relações públicas.

Para ele, parte dessas mensagens é ‘egoísta’ - não oferece nada que o interesse - e acabam por ir imediatamente para o lixo.

Bailey também mantém duas contas de correio eletrónico, uma para pessoas mais próximas a quem ele responde rapidamente, e outra para o restante dos seus contactos. O autor só verifica a segunda conta uma vez por dia, às 15h, e reserva uma hora para responder o máximo de mensagens possíveis.

Esse método ajudou Bailey a reduzir consideravelmente sua própria ansiedade e a concentrar-se em tarefas mais importantes.

Truques para ter respostas rápidas

Segundo Jocelyn Glei, autora de Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction and Get More Work Done (‘Descadastre-se: Como acabar com a ansiedade do email, evitar distrações e cumprir mais tarefas’), recomenda que seja claro sobre quando espera receber uma resposta.

"Sugira um prazo específico para que a pessoa responda, caso dependa dela para tomar uma decisão", recomenda Glei. "Se não for urgente, expresse isso também, mas mostre-lhe qual é o seu contexto."

Para aqueles muito ansiosos, alguns aplicativos como o Mixmax ou o Streak permitem saber quando um email foi lido e se foi compartilhado com outras pessoas.

"Em última instância, pode telefonar e ter a sua resposta mais rapidamente", aposta Glei.

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