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  • 26 AGOSTO 2019
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Vai de férias? Dicas para uma (boa) mensagem de 'out of the office'

Evite deixar o seu destinatário sem resposta durante o tempo em que estiver fora.

Vai de férias? Dicas para uma (boa) mensagem de 'out of the office'

Se vai de férias e não quer deixar quem lhe envia um email sem resposta, o melhor é preparar uma mensagem automática de 'out of the office', para que o destinatário saiba que está fora e, assim, entrar em contacto consigo através de outro meio ou com outra pessoa.

A Adecco, uma empresa especializada em recursos humanos e 'outsourcing', apresenta oito dicas para preparar uma (boa) mensagem que será enviada automaticamente, enquanto está fora do trabalho. 

Tome nota: 

  1. Antes de mais, verifique internamente qual é a política da sua empresa sobre mensagens de ausência temporária. Se não houver uma política que deve seguir à risca, será aconselhável verificar previamente com o seu diretor se pode escrever e colocar a sua mensagem em aprovação com antecedência.
  2. Não revele demais da sua vida. Seja conciso e direto. Recorde-se que estas mensagens vão chegar a quem conhece e a quem não conhece. Conhecidos, colegas, desconhecidos, 'spammers' e outros poderão ver a sua resposta. 
  3. Adicione informação útil. Os negócios não param nas nossas férias e na nossa ausência. Não existe um botão de 'pausa' para a vida empresarial. Logo, ajude a resolver os temas, e, sempre que possível, adicione a informação de contacto adicional na sua ausência e de acordo com os temas. E, para garantir que tudo corre bem, coloque essas pessoas a par dos seus temas em curso ou pendentes, para que possam ser mais pro-ativos.
  4. Conheça o seu público. Pense quem lhe envia mensagens diariamente. E escreva a sua mensagem no estilo apropriado. Se tiver um estilo formal nos seus e-mails diários e durante as horas de trabalho, poderá parecer estranho criar um e-mail informal de ausência do escritório. Mas se quer o seu público como a sua empresa actuarem numa área mais criativa, poderá então preparar uma mensagem mais ligeira e com algum humor comedido. 
  5. Não se esqueça de escrever a mensagem em vários idiomas. Se o seu público habitual for nacional e internacional, redija a sua mensagem em português e também em inglês e outro idioma importante, que poderá ser o castelhano, o francês ou o alemão, entre outros.
  6. Passe pelo corrector ortográfico. Não corra riscos de ter erros ortográficos, que se repetem sempre durante a sua ausência.
  7. Aplique a regra de não repetição. E envie somente uma resposta por contacto. Evita irritar quem recebe e também dar “alimento” aos 'spammers'.
  8. Data de regresso "fictícia". No regresso de férias, ou de fim-de-semana longo, a caixa de email fica sempre, inevitavelmente cheia. Dê tempo a si próprio para uma boa gestão e inclua no seu 'out-of-the-office' um período extra para poder limpar a sua caixa e destacar o que realmente pode ser mais urgente e/ou importante, sem perder o dia com telefonemas e a procurar emails.

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