No início da década de 90 do século passado, Paulo Veiga era um jovem estagiário em Espanha, ainda estudante do ISE. Durante o tempo na empresa de alumínios INESPAL, deparou-se pela primeira vez com o 'outsourcing' de gestão de arquivos e decidiu que era tempo de aplicar a ideia ainda inédita em Portugal. 

A aposta não podia ter surtido melhor efeito e desde 1993, a EAD – Empresa de Arquivo de Documentação tem vindo a ganhar espaço e é hoje em dia a líder de mercado em Portugal, e está com os olhos postos no exterior depois da chegada ao mercado polaco. 

Hoje, dia do arquivista, o Economia ao Minuto foi falar com Paulo Veiga para perceber melhor as vantagens da gestão documental profissional e o trabalho diário de quem gere arquivos. Pode ler a nossa entrevista em baixo: 

Para quem está pouco familiarizado com a vossa atividade, pode explicar qual é a importância da gestão documental para as empresas?  

A forma mais fácil de responder é dar um exemplo prático. Todas as empresas prestam serviços ou vendem produtos. Não há nenhuma dessas atividades que não tenha associada um processo documental. Se for um serviço tem, por exemplo, relatórios, se for um produto tem fichas técnicas, em ambos há um processo contabilístico formal. Portanto, para o sucesso da sua atividade, o controlo documental é fundamental. Claro que depois existem ainda todas as obrigações com os ‘stakeholders’, onde as entidades reguladoras e Estado têm especial importância.  

A gestão documental não é só adquirir um software no mercado, é preciso organizar documentos, avaliar, decidir o que conservar e o que desmaterializar, etc. Por exemplo, os arquivos contabilísticos têm de ser conservados por dez anos no seu suporte original, o papel. Isto coloca desde logo um problema de gestão de espaço para arquivo. 

Em conclusão, quanto melhor for a política de gestão documental, mais seguras são as decisões da empresa e mais e melhor serviço prestarão aos seus clientes.  

Normalmente há a ideia de que o trabalho de gestão documental é repetitivo e 'aborrecido'. Sente que esta é uma noção preconceituosa? Como costuma ser o seu trabalho diário?  

Nada disso. É, pelo contrário, um trabalho extremamente desafiante. Os regulamentos, regras de ‘compliance’, conformidade legal, etc, tudo isso coloca diariamente desafios aos responsáveis da gestão documental. Mais uma vez dou o exemplo da nova lei de proteção de dados pessoais (GPRD) que vai entrar em vigor em maio do próximo ano: vai ser mais fácil de cumprir para as empresas que têm programas de gestão documental.  

Porque decidiu apostar num setor que era inexistente em Portugal?  

Quando somos novos, vemos mais facilmente as oportunidades do que as dificuldades. Foi exatamente por não existir em Portugal que decidi investir a minha carreira profissional nesta área. Claro que foi uma decisão estudada, lembro por exemplo que os prazos de conservação dos arquivos tinham passado para 10 anos, houve a explosão do mercado imobiliário e a oportunidade única de ser o primeiro. 

Tem notado um crescimento no número de empresas que vos abordam para contratar serviços nos últimos anos?  

Em quase um quarto de século da nossa existência temos tido uma média de novos clientes bastante estável por ano. Claro que há várias razões para tal, somos mais conhecidos, as soluções que disponibilizamos estão mais maduras, mas também somos agnósticos aos movimentos de expansão e retração da economia. Quando há movimentos de expansão as empresas contratam porque estão em crescimento, quando há movimentos de retração as empresas olham para dentro e procuram otimizar espaços e custos operacionais colocando em ‘outsourcing’ algumas tarefas. 

Qual foi o motivo para escolherem o mercado polaco como primeiro passo na internacionalização? Quando espera que a aposta comece a dar frutos visíveis? 

A opção pela Polónia foi amplamente estudada por nós e a decisão de investir foi fácil de tomar. Trata-se de um país moderno, central na União Europeia, com uma economia em franco crescimento, baixa taxa de inflação, com forte presença empresarial portuguesa, excelentes infraestruturas, acesso fácil à internet e jovens com formação superior e conhecimento da língua inglesa. Durante o próximo ano teremos, com certeza, o ‘closing’ do nosso investimento.