No âmbito do Dia Mundial da Produtividade, que se assinala hoje, dia 20 de junho, o Grupo Your apresenta dez estratégias para repensar e melhorar a de gestão e recursos humanos dentro de uma empresa, de forma a torná-la mais eficiente e produtiva.

Segundo o relatório da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE), Portugal é um dos países do mundo onde se trabalha mais horas por ano. Portugal assume a 14ª posição neste ranking, com 1842 horas acumuladas durante o período de 2016.

“Nunca ouvimos tanto a expressão 'produtividade' como nos dias de hoje. Especialmente, quando o assunto é competir em mercados onde a concorrência é cada vez mais acentuada. Contudo, a produtividade não significa apenas a capacidade de a empresa dar resposta a muitas solicitações, significa também encontrar alternativas para ganhar eficiência, investir em inovação e manter a qualidade”, explica Sara do Ó, CEO do Grupo Your, empresa com 12 anos no mercado que oferece serviços de apoio especializado nas principais áreas de suporte à gestão.

“Uma das tarefas mais importantes de quem está à frente da gestão de uma empresa é medir a eficiência dos processos. A partir daí, é possível avaliar o nível de produtividade e, principalmente, entender o porquê de a organização estar a alcançar determinados índices, sejam eles altos ou baixos”, acrescenta.

Uma empresa produtiva é uma empresa onde todos os elementos da equipa sabem claramente qual o caminho a percorrer para alcançar essa produtividade, e qual o contributo de cada um para a rentabilidade da organização como um todo.

Na lista abaixo são apresentadas algumas dicas para repensar as estratégias de uma empresa e torná-la mais eficiente e produtiva: 

1 - Automatizar o máximo de processos administrativos possível

A automatização de tarefas monótonas economiza tempo e permite que os colaboradores realizem outro tipo de tarefas mais produtivas, que exijam pensamento crítico ou um toque criativo.

2 - Planear as atividades da empresa

Uma organização prévia das atividades da empresa também pode ser uma boa forma de economizar tempo. Aqui a solução passa por criar um cronograma para todos os projetos da empresa, permitindo melhorar a eficácia de execução das tarefas.

3 – Definir papéis e responsabilidades de forma clara

Se a divisão de tarefas entre os colaboradores for clara, com os objetivos e prioridades de trabalho bem estabelecidos, cada um saberá exatamente quais são as suas responsabilidades e conseguirá executá-las da forma mais eficiente.

4 - Realizar reuniões semanais de 30 minutos

Falar sobre os projetos que estão em curso, analisar o que está a correr bem e debater soluções de como podemos melhorar o que está a correr menos bem, ajuda a manter toda a equipa envolvida e incentiva um processo simplificado para a exposição de ideias. 

5 - Executar uma tarefa de cada vez

Concluir uma tarefa e só depois passar para a seguinte, garante que o trabalho é realizado de forma mais rápida e com qualidade, ao invés de realizar muitas tarefas em simultâneo.

6 - Criar um grupo para a comunicação da equipa

Se todos os elementos da equipa conseguirem aceder à mesma plataforma para falar sobre o projeto e acompanhar o seu progresso, tal permitirá que a gestão do trabalho se faça de forma mais coordenada e proativa. Criar “grupos de trabalho” em aplicações como o Whatsapp, por exemplo, pode ser uma boa opção.

7 – Promover uma cultura organizacional de comunicação aberta

Numa cultura de comunicação aberta, os colaboradores sentem-se mais confortáveis para trocar ideias e sugestões com os seus pares ou com as chefias, estando estas últimas disponíveis para os ouvir, o que melhora as relações e torna os processos de trabalho mais eficientes.

8 – Encorajar o trabalho a partir de casa

Permitir aos colaboradores trabalhar um dia de duas em duas semanas a partir de casa dá-lhes mais liberdade e flexibilidade para gerir o seu tempo nesse dia, o que pode criar maior satisfação pessoal e, consequentemente, maiores níveis de produtividade. Um colaborador feliz é um colaborador produtivo. 

9 – Almoço em equipa 

Fomentar o bom ambiente entre todos os colaboradores é essencial para que todos se sintam melhor na equipa. Proporcione momentos informais com a sua equipa para que se fiquem a conhecer fora do local do trabalho. Nestes almoços muitas vezes são abordados temas de forma mais informal e até são encontradas soluções para projetos em curso. 

10 – Medir os resultados alcançados

A análise dos resultados é essencial para perceber se os objetivos estabelecidos estão a ser alcançados e reajustar estratégias para que a empresa seja cada vez mais eficiente. Adaptar, reajustar, fazer.